1. Tìm kiếm chỗ cho thuê lều hoặc chuyển vị trí tạm trú:
Đầu tiên, bạn cần tìm hiểu các địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện ngoài trời cho 5000 người. Lựa chọn một địa điểm rộng rãi, dễ tiếp cận, và có hạ tầng hỗ trợ tốt.
Sau khi chọn được địa điểm, tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê lều chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc cung cấp lều cho các sự kiện lớn. Hãy liên hệ với ít nhất 3 nhà cung cấp để đảm bảo bạn có nhiều lựa chọn.
Nếu không tìm được lều phù hợp, hãy xem xét khả năng chuyển vị trí sự kiện sang một địa điểm khác có mái che, chẳng hạn như một nhà thi đấu hoặc cung thể thao.
2. Chủ động liên hệ chỗ cho thuê để xác định chi phí và tính sẵn có:
Khi đã tìm được các nhà cung cấp lều hoặc địa điểm dự phòng, hãy liên hệ với họ để hỏi về chi phí, dịch vụ đi kèm, thời gian thiết lập, và khả năng cung cấp theo yêu cầu của sự kiện.
Yêu cầu nhận báo giá từ các nhà cung cấp và so sánh chi phí, dịch vụ, và thời gian thiết lập để lựa chọn lựa chọn tốt nhất phù hợp với ngân sách và nhu cầu của sự kiện.
3. Kiểm tra lại ngân sách và khả năng thực hiện:
Sau khi nhận được báo giá và thông tin từ các nhà cung cấp, hãy kiểm tra lại ngân sách sự kiện để đảm bảo rằng chi phí thuê lều hoặc địa điểm dự phòng không làm vượt quá ngân sách dự trù.
Nếu ngân sách không đủ, hãy xem xét điều chỉnh các mục khác trong kế hoạch tổ chức sự kiện, chẳng hạn như giảm chi phí trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoặc tìm kiếm chỗ khác.