MiraBOT – Giải Pháp Chuyển Đổi Số Của Vinasa

Giới thiệu

Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) được thành lập năm 2002, là tổ chức uy tín đại diện cho cộng đồng doanh nghiệp công nghệ thông tin tại Việt Nam. Với sứ mệnh thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, VINASA tập trung vào các hoạt động như tư vấn chính sách, kết nối doanh nghiệp, đào tạo nguồn nhân lực và hỗ trợ chuyển đổi số.

Trải qua hơn 20 năm hình thành và phát triển, VINASA đã trở thành cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp công nghệ với chính phủ và thị trường quốc tế. Mirabot được áp dụng vào công việc đã giúp Vinasa tối ưu hoạt động và nâng cao trải nghiệm hội viên một cách hiệu quả.

Thành tựu nổi bật:

• Top 3 hiệp hội công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam (2023).
• Kết nối và hỗ trợ hơn 500 doanh nghiệp công nghệ thông tin trong nước và quốc tế.
• Hợp tác với các tổ chức quốc tế như WITSA, ASOCIO để nâng cao vị thế ngành CNTT Việt Nam trên bản đồ toàn cầu.
• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, bao gồm các nhà khoa học, kỹ sư và lãnh đạo doanh nghiệp công nghệ hàng đầu.

Lý do chọn MiraBOT

VINASA quyết định triển khai MiraBOT nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về tương tác đa kênh và tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Khả năng xử lý đa ngôn ngữ: Tiếng Việt, tiếng Anh và các ngôn ngữ khác để phục vụ hội viên trong nước và quốc tế.
• Trả lời linh hoạt: Tích hợp công nghệ Gen-AI, OCR và Deep-learning để cung cấp câu trả lời chính xác, chi tiết chỉ trong vài giây, đảm bảo độ tin cậy cao.
• Tự động hóa quy trình phức tạp: Đọc hiểu nội dung từ file PDF, ảnh hoặc website, giúp xử lý tài liệu và yêu cầu một cách nhanh chóng.
• Tích hợp đa nền tảng và mở rộng API: Kết nối với Facebook, Zalo, Website, Email và Slack, cũng như tích hợp với các hệ thống bên thứ ba thông qua API mở.
• Giải quyết bài toán khối lượng công việc cao: Cơ chế Pool Key đảm bảo hệ thống vận hành ổn định dù lưu lượng truy cập tăng đột biến.

Thực trạng khách hàng

1. Khó khăn trong xử lý yêu cầu đa dạng từ hội viên

• Trước khi áp dụng MiraBOT, VINASA gặp nhiều thách thức trong việc xử lý các yêu cầu đa dạng từ hội viên, từ tư vấn chính sách đến hỗ trợ kỹ thuật và tổ chức sự kiện. 
• Quy trình thủ công khiến việc phân loại và ưu tiên yêu cầu trở nên phức tạp, dẫn đến tình trạng một số yêu cầu quan trọng bị bỏ sót hoặc chậm trễ xử lý. Điều này làm giảm sự hài lòng của hội viên, đặc biệt trong những trường hợp cần phản hồi nhanh chóng để đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

2. Hạn chế trong quản lý thông tin hội viên

• Với cơ sở dữ liệu lớn và đa dạng, đội ngũ nhân sự gặp khó khăn trong việc ghi nhớ lịch sử tương tác hoặc nhu cầu cụ thể của từng hội viên. 
• Thông tin cung cấp không phù hợp gây mất thiện cảm và làm giảm mức độ gắn kết giữa hội viên với hiệp hội. Việc thiếu hệ thống quản lý tập trung khiến trải nghiệm của hội viên bị ảnh hưởng nghiêm trọng, dẫn đến nguy cơ mất hội viên tiềm năng.

3. Quá tải vào mùa cao điểm và thất thoát hội viên

• Vào các mùa cao điểm như tổ chức sự kiện Techfest, hội thảo quốc tế hoặc các đợt đăng ký chương trình đào tạo, lượng yêu cầu tăng đột biến. 
• Hệ thống cũ không đủ khả năng xử lý cùng lúc hàng nghìn yêu cầu, dẫn đến quá tải, phản hồi chậm trễ và thất thoát hội viên tiềm năng. Nhiều hội viên không nhận được phản hồi kịp thời đã không tiếp tục tham gia các hoạt động của hiệp hội, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hiệu quả hoạt động.

4. Hạn chế trong phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng

• Việc theo dõi và phân tích dữ liệu về hành vi, nhu cầu của hội viên là một điểm yếu đáng kể do thiếu công cụ tự động hóa. 
• Việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, hạn chế khả năng dự đoán xu hướng hoặc đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Điều này khiến hiệp hội bỏ lỡ cơ hội cải thiện dịch vụ và đáp ứng tốt hơn mong muốn của hội viên.

Giải pháp từ MiraBOT

• Tự động hóa quy trình tương tác và xử lý yêu cầu đa dạng: MiraBOT tự động phân loại, ưu tiên và xử lý yêu cầu từ hội viên với độ chính xác cao nhờ tích hợp Gen-AI và OCR. 
• Cá nhân hóa dịch vụ cho từng hội viên: Nhờ tích hợp với hệ thống CRM, MiraBOT theo dõi lịch sử tương tác để cung cấp thông tin phù hợp, tăng sự gắn kết và trải nghiệm cá nhân hóa cho hội viên.
• Xử lý khối lượng công việc tăng đột biến trong mùa cao điểm: MiraBOT được thiết kế với cơ chế Pool Key, đảm bảo hệ thống vận hành ổn định ngay cả khi lưu lượng truy cập tăng đột biến, đặc biệt là vào các mùa cao điểm như Techfest hoặc các chương trình đào tạo lớn.

• Hỗ trợ và giải đáp thắc mắc trong các chương trình trọng điểm:
  • Giải thưởng Sao Khuê: MiraBOT hỗ trợ giải đáp thắc mắc về quy trình đăng ký, tiêu chí đánh giá và các mốc thời gian quan trọng.

• • Digital Trust: MiraBOT cung cấp thông tin chi tiết về chương trình, hướng dẫn thủ tục tham gia và phản hồi nhanh chóng các câu hỏi liên quan.
  • Vietnam Top 10 Tech & Map: MiraBOT hỗ trợ tra cứu thông tin về các doanh nghiệp công nghệ, bảng xếp hạng và các tiêu chí đánh giá.
  • VietFuture Awards:MiraBOT giải đáp thắc mắc về điều kiện tham gia, quy trình bình chọn và lịch trình tổ chức.

• Tương tác đa kênh linh hoạt: MiraBOT hỗ trợ tương tác trên nhiều nền tảng như Facebook, Zalo, Website, Email và Slack, đáp ứng thói quen sử dụng của hội viên ở mọi độ tuổi và khu vực giúp mở rộng phạm vi tiếp cận, đặc biệt là đối với hội viên quốc tế và thế hệ trẻ quen thuộc với công nghệ số.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu thông minh: MiraBOT tích hợp khả năng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và Deep-learning để cung cấp báo cáo thời gian thực về hành vi, nhu cầu của hội viên. Từ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra chiến lược phát triển phù hợp, tối ưu hóa dịch vụ và cải thiện mức độ hài lòng của hội viên.

Kết quả

MiraBOT mang lại giải pháp toàn diện giúp VINASA khắc phục các vấn đề tồn đọng và tối ưu hóa hoạt động. Từ việc tự động hóa quy trình, cá nhân hóa dịch vụ đến bảo mật thông tin và mở rộng tương tác đa kênh, MiraBOT không chỉ nâng cao trải nghiệm hội viên mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của hiệp hội.